Azubi-Reportage

Bye, bye Stundenzettel!

Ein Jahr im Ausbildungsbetrieb und schon ein großes Projekt mitbegleiten? Bei uns keine Seltenheit. Kamil, einer unserer Auszubildenden in der IT, erzählt von einer Projekteinführung einer digitalen Zeiterfassung, von GPS-Daten als Endgegner und davon, wie man mit guter Kommunikation Vertrauen bei den eigenen Mitarbeitenden schafft.

Hi, ich bin Kamil,

23 Jahre alt und seit September 2022 ein Teil der Fürst-Familie. Meine Ausbildung im IT-Bereich mache ich als Fachinformatiker für Daten und Prozessanalyse. Ich bin Teil des Projektteams zur Einführung der BlinkApp. Das ist eine digitale Form der Zeiterfassung, die wir in Kooperation mit unseren Reinigungskräften für alle Objekte ausrollen wollen. Mit Objekten meine ich die Gebäude, in denen wir unsere Reinigungsleistungen anbieten. Weil wir uns als Unternehmen gerade in einer spannenden Phase unserer Digitalisierungsreise befinden, ist eine digitale Zeiterfassung – nicht nur für die kaufmännischen, sondern auch für unsere gewerblichen Mitarbeitenden – die logische Konsequenz. 

Die App einfach erklärt

Wenn ich anderen Menschen die Funktion der App erkläre, hebe ich immer die verschiedenen Vorteile für alle hervor. Lange Zeit haben die Reinigungskräfte ihre Stunden mit Kugelschreiber auf einem Blatt notiert. Nicht besonders fortschrittlich, oder? Und weil diese Zettel gern mal verloren gehen, auch nicht besonders sicher. Digital geht das jetzt alles mit ein paar Klicks und wird auch sofort an die Vorgesetzten, die wir Abschnittsleiter*innen nennen, übermittelt. Außerdem gibt’s in der App noch ein paar zusätzliche Features, wie den digitalen Dienstplan, auf dem unsere Reinigungskräfte einsehen können, an welchem Tag sie in welchem Objekt welche Anzahl von Stunden arbeiten. Diese Pläne werden im Voraus erstellt und rechtzeitig in der App synchronisiert. Wenn eine Reinigungskraft krank ist oder aus sonstigen Gründen nicht zur Arbeit gehen kann, kann sie das auch ganz schnell und unkompliziert via App an die Vorgesetzten weitergeben. Und die Abschnittsleitung wiederum kann in der App nachprüfen, wer aus dem Reinigungs-Team zu dem Zeitpunkt verfügbar ist und ggf. kurzfristig einspringen kann.

Aber wie funktioniert das Ganze letztendlich in der Praxis? 
Also: Man lädt die App auf sein Telefon und meldet sich mit der persönlichen Blink-ID an. In jedem Objekt hängt ein QR-Code aus, den man scannt.  Beginnt man zu arbeiten, drückt man in der App einfach auf „Start“. Bei Schicht-Ende ist es das Gleiche: QR-Code scannen und dann in der App auf "Stopp" klicken. Das Scannen des Codes dient der Standort-Bestimmung. Die Arbeitszeit wird automatisch gespeichert. So weit, so simpel. Wir starteten mit unserem ersten Testobjekt im Januar 2022. Die App wollten wir erst in einigen Objekten ausprobieren und sehen, ob das die beste Lösung für uns und unsere Reinigungskräfte ist. Wir haben verschiedene Tests durchgeführt und Lösungen ausgetüftelt für Objekte, in denen man keinen Empfang bzw. kein WLAN hat . 
Diese Testphase haben wir im September 2022 beendet. 

Ängste, Sorgen, Nöte

Die Einführung einer neuen Software ist nie einfach. „Warum sollen wir das ab sofort anders machen? Bisher hat das doch auch wunderbar funktioniert?“ Man kennt das. Wir haben einfach festgestellt, wie wichtig gute Kommunikation hier ist: Man muss da sehr behutsam vorgehen, alles genau erklären und super transparent sein. Da unsere Reinigungskräfte keine Diensthandys haben, wird für die Anwendung das private Telefon benutzt. Viele unserer Kolleg*innen hatten deshalb Sorge, dass wir sie darüber ausspionieren. Berechtigte Angst, die wir aber zum Glück nehmen konnten.

Am Ende haben wir uns für einen Kommunikations-Mix entschieden: Vom Infoflyer über eigens erstellte Erklärvideos in verschiedenen Sprachen bis hin zu Schulungen und Fragestunden haben wir alles aufgefahren. Wenn dann noch Fragen oder Probleme aufgetaucht sind, haben wir uns Zeit genommen und das direkt im Dialog geklärt. 

Aufklärungsarbeit vor Ort

Flyer und Videos sind schön und gut, die App live erleben und direkt Fragen stellen können ist nochmal was ganz anderes. Und die App wollten wir zunächst auch den Abschnittsleiter*innen und Objektleiter*innen vorstellen. Denn die sind in der Regel die erste Anlaufstelle bei Fragen unserer Reinigungskräfte. Also sind wir in die einzelnen Objekte rausgefahren und haben dort die Funktionsweise in einem kleinen Workshop erklärt. Wir haben die Funktionen und Vorteile der App präsentiert, erste Fragen beantwortet und unsere Anlaufstelle für weitere Hilfe genannt. Bei einer Präsentation direkt vor Ort ist die Aufmerksamkeit einfach nochmal eine andere, als wenn sich die Menschen nur ein Video anschauen.

To be continued…

Bei Problemen von technischer Seite stehen wir natürlich jederzeit zur Verfügung. Langfristig gesehen soll Blink nicht nur als Tool für die digitale Zeiterfassung genutzt werden, sondern auch als direkter Kommunikationskanal zwischen Reinigungskräften und deren Vorgesetzen. Denn ein großes Problem ist nach wie vor die geringe Erreichbarkeit der gewerblichen Mitarbeitenden sowie die Sprachbarriere. Bei über 75 Nationen kein Wunder! Die BlinkApp schafft Kommunikation auf kurzem Wege und ist in vielen verschiedenen Sprachen verfügbar und schlägt somit zwei Fliegen mit einer Klappe.